Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) maakt integraal onderdeel uit van elke overeenkomst voor het gebruik van Boekklaar. De klant (het kantoor of de ondernemer die de administratie voert) is verwerkingsverantwoordelijke, of verwerker als het kantoor administraties van eigen klanten voert. Boekklaar is verwerker respectievelijk subverwerker.

1. Onderwerp en duur

Boekklaar verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren van het boekhoudpakket (documentverwerking, boekhouding, bankverwerking, btw-aangifte, facturatie en rapportage), volgens de schriftelijke instructies van de klant zoals die uit het gebruik van de applicatie volgen. De overeenkomst duurt zolang het abonnement loopt.

2. Aard van de gegevens en betrokkenen

• Categorieën gegevens: identificatie- en contactgegevens op facturen en bonnen, bankgegevens (IBAN, transactieomschrijvingen), fiscale nummers, gegevens van gebruikers van de applicatie.
• Betrokkenen: medewerkers en klanten van het kantoor, wederpartijen op documenten (leveranciers, afnemers), gebruikers van het klantportaal.

3. Verplichtingen van Boekklaar

• Verwerken uitsluitend in opdracht van de klant; nooit voor eigen doeleinden.
• Geheimhouding door iedereen die toegang heeft tot de gegevens.
• Passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), gehashte wachtwoorden, strikte scheiding per kantoor, audit-logging van elke handeling, EU-hosting, toegangsbeperking op de infrastructuur.
• Redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen, gegevensbeschermingsbeoordelingen en verzoeken van toezichthouders.

4. Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in de privacyverklaring (hosting binnen de EU; AI-extractie zonder training op klantdata, met doorgifte op basis van geldige doorgiftemechanismen). Nieuwe subverwerkers kondigen we ten minste 30 dagen vooraf aan; bij zwaarwegend bezwaar mag de klant de overeenkomst beëindigen en de gegevens exporteren.

5. Datalekken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert Boekklaar de klant zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met de informatie die de klant nodig heeft voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen. De melding aan de toezichthouder is en blijft de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke.

6. Audit

Boekklaar stelt op verzoek informatie beschikbaar waaruit de naleving van deze overeenkomst blijkt (waaronder het audit-log van de eigen administraties). Maximaal eenmaal per jaar mag de klant, op eigen kosten en na redelijke aankondiging, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige onder geheimhouding.

7. Einde van de overeenkomst

Na beëindiging kan de klant de volledige administratie exporteren (XAF-auditfile, Excel-bestanden en de originele brondocumenten). Daarna verwijdert Boekklaar de gegevens conform artikel 7 van de algemene voorwaarden, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

8. Slotbepalingen

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens.

Wilt u een ondertekend exemplaar voor uw eigen dossier? Mail info@boekklaar.nl.