Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 26 augustus 2026
Boekklaar is een Nederlands boekhoudpakket voor administratiekantoren en hun klanten, bereikbaar via boekklaar.nl en app.boekklaar.nl. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en welke rechten u heeft. Vragen? Mail info@boekklaar.nl.
Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Voor de gegevens van uw eigen account (naam, e-mailadres, inloggegevens, gebruik van de dienst) is Boekklaar de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de inhoud van de administraties die een kantoor in Boekklaar voert (facturen, bonnen, banktransacties en de persoonsgegevens die daarop staan) is Boekklaar verwerker. Het kantoor of diens klant bepaalt het doel, wij verwerken uitsluitend in opdracht. Die afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens we verwerken
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), rol en kantoor.
- Administratiegegevens: aangeleverde documenten (facturen, bonnen), banktransacties, boekingen en de gegevens die daarop voorkomen, zoals namen, IBAN-nummers en btw-nummers van wederpartijen.
- Gebruiksgegevens: een audit-log van handelingen in de applicatie (wie wat wanneer wijzigde), technische logbestanden en IP-adressen voor beveiliging.
Waarvoor, en op welke grondslag
- Het leveren van de dienst: uitvoering van de overeenkomst.
- Beveiliging, misbruikpreventie en het audit-log: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting (controleerbare administratie).
- Bewaren van brondocumenten: de wettelijke fiscale bewaarplicht (in de regel 7 jaar, voor onroerend goed 10 jaar).
We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.
Kunstmatige intelligentie
Aangeleverde documenten worden door een AI-model uitgelezen (wederpartij, datum, bedragen, btw). Deze melding doen we op grond van de Europese AI-verordening (artikel 50). Twee waarborgen: de uitkomst wordt altijd deterministisch nagerekend (bedragen en btw moeten kloppen), en boekingen worden pas definitief na menselijke controle door de boekhouder, tenzij het kantoor daar bewust een geautomatiseerde drempel voor heeft ingesteld. Onze AI-leverancier traint niet op uw gegevens.
Subverwerkers
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van applicatie, database en documentopslag | Europese Unie (Duitsland/Finland) |
| Anthropic | AI-extractie van documentgegevens (geen training op uw data) | VS, doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework / SCC's |
| Telegram (optioneel) | Alleen als het kantoor de Telegram-aanlevering activeert | Buiten de EU; gebruik is een keuze van het kantoor |
Bewaartermijnen
Brondocumenten en boekingen bewaren we zolang de fiscale bewaarplicht loopt (7 jaar; 10 jaar voor onroerende zaken), of zoveel korter of langer als het verantwoordelijke kantoor opdraagt. Accountgegevens verwijderen we uiterlijk 12 maanden na beëindiging van de overeenkomst; het audit-log volgt de bewaartermijn van de administratie waar het bij hoort.
Beveiliging
Verbindingen zijn versleuteld (TLS), wachtwoorden worden gehasht opgeslagen, toegang is per kantoor strikt gescheiden, elke handeling wordt gelogd, en originele documenten worden onveranderd bewaard naast de boeking.
Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor accountgegevens kunt u ons rechtstreeks mailen. Voor gegevens ín een administratie neemt u contact op met het kantoor dat die administratie voert. Wij ondersteunen het kantoor daarbij. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Bij inhoudelijke wijzigingen van deze verklaring informeren we accounthouders via e-mail of in de applicatie. De actuele versie staat altijd op deze pagina.